OBCHODNÍ A LICENČNÍ PODMÍNKY SPOLEČNOSTI E-CONSULTING FUTURE S.R.O.
K ONLINE INFORMAČNÍMU SYSTÉMU TRIA
Podmínky, za kterých je poskytována služba a online licence personální, mzdové a docházkové aplikace Tria.
I. Základní ustanovení
1.1. Toto jsou obchodní podmínky pro užívání služby a online licence informačního systému Tria (dále jen „Licenční podmínky“). Licenční podmínky upravují vzájemná práva a povinnosti při užívání informačního systému Tria mezi společností E-Consulting Future s.r.o., IČ: 02468018, se sídlem Lindleyova 2686/1, Dejvice, 160 00 Praha 6, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, odd. C, vložka 219838, a Nabyvatelem vzniklé v souvislosti či na základě smlouvy o poskytnutí licence a poskytování služeb uzavřené mezi společností E-Consulting Future s.r.o. a Nabyvatelem (dále jen „Smlouva“).
1.2. Pro účely těchto Licenčních podmínek: „Produktem“ je informační systém Tria, k němuž majetková autorská práva vykonává společnost E-Consulting Future s.r.o.; Produkt je chráněn autorským právem a know-how v něm obsažené tvoří součást obchodního tajemství společnosti E-Consulting Future s.r.o.; Osoba, která nesouhlasí s Licenčními podmínkami, je povinna zdržet se užívání Produktu. „Tria“ označuje Produkt v konkrétní konfiguraci uvedený v Objednávce nebo Smlouvě. „Licence“ znamená oprávnění k výkonu práva užít Tria ve formě licence poskytnuté Poskytovatelem E-Consulting Future s.r.o. „Poskytovatel“ označuje osobu, která je oprávněna poskytnout Licenci (tj. společnost E-Consulting Future s.r.o.). „Nabyvatelem“ je fyzická nebo právnická osoba s přiděleným identifikačním číslem (tzv. IČ), která míní užívat a / nebo užívá Produkt na základě Smlouvy. „Objednávka“ je projev vůle Nabyvatele k uzavření Smlouvy nebo k tzv. Rozšíření Licence, který lze učinit písemně, osobně, telefonicky, elektronicky. V Objednávce je nutné uvést Produkt a konkrétní požadovanou konfiguraci Produktu a identifikační údaje Nabyvatele (vždy povinně jméno, IČO a e-mailová adresa). Před odesláním Objednávky je zapotřebí ověřit si její úplnost a správnost. Odesláním Objednávky Nabyvatel stvrzuje, že akceptuje výši odměny za poskytnutí Produktu a ceny za poskytování služeb k Produktu souhrnně označovaných jako „Měsíční licenční podpora“ podle aktuálního ceníku, že se seznámil se zněním Licenčních podmínek platných v době odeslání Objednávky a že se těmito Licenčními podmínkami, které jsou nedílnou součástí Smlouvy, řídí smluvní vztahy mezi společností E-Consulting Future s.r.o. a Nabyvatelem.
1.3. V případech, kdy se jedná o poskytnutí Licence k Produktu za úhradu (dále jen „Odměna“), vyjadřuje Nabyvatel souhlas s těmito Licenčními podmínkami zasláním Objednávky, resp. uhrazením první Odměny v případě Pronájmu. Pokud Nabyvatel s těmito Licenčními podmínkami nesouhlasí, nechť úhradu neprovádí a příslušný doklad pro úhradu Odměny ignoruje. Zasláním Objednávky a uzavřením smlouvy se tyto Licenční podmínky považují za Nabyvatelem akceptované. Tímto okamžikem Nabyvatel nabývá příslušná užívací oprávnění k Produktu. Bez zbytečného odkladu po nabytí užívacích oprávnění, nejpozději do 2 pracovních dnů, Nabyvatel obdrží prostřednictvím e-mailu přístupové údaje k Produktu, který je provozován na serverech zajištěných Poskytovatelem – dále jen „Cloud“).
1.4. V případech, kdy se jedná o užití Produktu za zvýhodněných cenových podmínek, nebo kdy se jedná o užití Produktu bez úhrady Odměny, vyjadřuje Nabyvatel souhlas s těmito Licenčními podmínkami již samotným odesláním Objednávky. Pokud tedy tento Nabyvatel s těmito Licenčními podmínkami nesouhlasí, nechť Objednávku neodesílá. Odesláním Objednávky se pak tyto Licenční podmínky považují za Nabyvatelem akceptované a k uzavření Smlouvy, jejíž součástí jsou tyto Licenční podmínky, v tomto případě dochází doručením e-mailu s přístupovými údaji k Produktu. Tímto okamžikem Nabyvatel nabývá příslušná oprávnění k Produktu.
1.5. Produkt je informační systém obsahující především počítačový program ve strojovém kódu, znalostní databázi, dokumentaci a know-how. Licencí k užití Tria se rozumí oprávnění k obvyklému užívání Tria pro vlastní potřebu Nabyvatele v souladu s určením Tria při dodržení stanovených podmínek a podmínek vyplývajících z právních předpisů po sjednanou dobu. Poskytovatel neodpovídá za vady ani škodu vzniklou nesprávným provozováním Tria v rozporu s platnou legislativou a dokumentací.
1.6. Poskytovatel poskytuje Nabyvateli Licenci jako nevýhradní, Nabyvatel ji není povinen využít. Licence je poskytována na území EU na dobu trvání majetkových autorských práv k Produktu. Údaje o Poskytovateli Licence, množstevním rozsahu a konfiguraci Tria jsou vždy uvedeny v Objednávce a následně na příslušném dokladu, kterým je vyúčtována Odměna, pokud se jedná o Zvýhodněné užití nebo o užití bez úhrady Odměny, jsou tyto údaje uvedeny jen v Objednávce. Nabyvatel se zavazuje užívat Tria pouze v rozsahu sjednaném těmito Licenčními podmínkami. Nabyvatel není oprávněn Produkt jakkoli měnit, dekompilovat, nebo provádět jeho zpětnou analýzu, ani podnikat obdobné či jiné kroky za účelem získání zdrojového kódu Produktu s výjimkou a v rozsahu činností kogentně výslovně povolených autorským zákonem. Nabyvatel vykonává oprávnění podle kogentních ustanovení § 66 autorského zákona prostřednictvím Poskytovatele coby osoby odborně zdatné v rámci licenční podpory. V případě, že Poskytovatel neposkytne Nabyvateli informace nezbytné k dosažení vzájemného funkčního propojení (kompatibility) Tria s jiným softwarovým produktem, je Nabyvatel povinen za podmínek této Smlouvy písemně požádat Poskytovatele o poskytnutí těchto informací, pokud Poskytovatel tyto informace již předtím nezpřístupnil jinou formou. Pokud by Nabyvatel vykonával tato oprávnění sám, činil by tak na vlastní nebezpečí a Poskytovatel v takovém případě neodpovídá za vady ani případné škody způsobené takovouto činností. Nabyvatel se zavazuje neprodleně Poskytovatele písemně, úplně a na své náklady informovat o jakémkoli výsledku dekompilace, pokud by k ní i přes uvedené a ujednání Smlouvy došlo; tato informace se považuje za důvěrnou informaci podle těchto Licenčních podmínek. Nabyvatel není oprávněn provádět úpravy, doplňky či změny počítačového programu coby součásti Produktu podle ustanovení § 66 odst. 1 písm.
b) autorského zákona, v případě dokumentace, znalostní databáze a ostatních součástí Produktu pak jakékoli úpravy, doplňky či změny, a to ani za účelem odstranění případných vad.
1.7. Nabyvatel není oprávněn Licenci nebo oprávnění tvořící součást Licence ani zčásti poskytnout (sublicence) nebo bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele postoupit třetí osobě. Toto omezení se netýká osob, které jsou s Nabyvatelem majetkově či kapitálově propojené a / nebo kterým Nabyvatel v souladu se svým podnikatelským oprávněním poskytuje služby, k jejichž zajištění využívá Tria. Smrtí Nabyvatele – fyzické osoby nebo zánikem Nabyvatele – právnické osoby přechází příslušná práva a povinnosti na jeho právního nástupce.
1.8. Za místo předání Tria se považuje sídlo Poskytovatele.
1.9. Licence se vztahuje též na další autorská díla, která Poskytovatel poskytne Nabyvateli v době trvání Smlouvy v souvislosti s užíváním Tria Nabyvatelem. Pokud Poskytovatel poskytne Nabyvateli na základě Objednávky Nabyvatele učiněné telefonicky, písemně či elektronicky v průběhu trvání Smluvního vztahu upraveného těmito Licenčními podmínkami další uživatelské přístupy nebo užívací oprávnění k dalším modulům Tria (dále jen „Rozšíření konfigurace“) nebo pokud Poskytovatel poskytne Nabyvateli užívací oprávnění k již existujícím softwarovým řešením uvedeným v ceníku Poskytovatele (dále jen „Katalogové doplňky“) nebo pokud Poskytovatel vytvoří pro Nabyvatele na základě objednávky Nabyvatele aplikace Tria – např. tiskové sestavy, skripty, reporty – (dále jen „Uživatelské doplňky“), jedná se o rozšíření Licence v rozsahu, který bude vyplývat z příslušného daňového dokladu, kterým bude vyúčtována cena za toto rozšíření (dále jen „Rozšíření Licence“) a pro vztahy tím mezi Poskytovatelem a Nabyvatelem založené bude rovněž platit úprava vyplývající z těchto Licenčních podmínek. Účinky Rozšíření Licence nastanou okamžikem, kdy Nabyvatel uhradí příslušnou částku vyplývající z daňového dokladu specifikujícího rozsah Rozšíření Licence, vystaveného na základě objednávky Nabyvatele, v níž bude specifikováno, o jaké moduly, uživatelské přístupy, Katalogové doplňky či Uživatelské doplňky se Licence k Tria rozšiřuje.
Požadavek na Rozšíření Licence je třeba podat elektronicky prostřednictvím portálu http://support.triahr.com, přičemž požadavek se považuje za doručený Poskytovateli jen v případě, že jeho obdržení Poskytovatel Nabyvateli potvrdí.
1.10. Omezení Licence v průběhu trvání Smlouvy je možné na základě dohody Poskytovatele a Nabyvatele (dále jen „Redukce Licence“). Nabyvatel je oprávněn požádat Poskytovatele o Redukci Licence, v žádosti o Redukci Licence uvede požadovaný rozsah omezení o moduly Tria či přístupy. V případě zájmu Nabyvatele o Redukci Licence nebude uzavírán zvláštní dodatek ke Smlouvě v písemné formě, k Redukci Licence dojde v rozsahu vyplývajícím z žádosti o Redukci Licence odsouhlasené Poskytovatelem, přičemž účinky Redukce Licence nastanou po úhradě příslušného administrativního poplatku Nabyvatelem podle ceníku Poskytovatele aktuálního v době Redukce Licence. Poskytovatel Nabyvateli po úhradě administrativního poplatku sníží aktivační klíč. Nabyvatel výslovně prohlašuje, že si je vědom toho, že Redukcí Licence dochází ke změně Smlouvy a že mu nebude, a to ani zčásti, vrácena Odměna, cena za poskytnuté služby, ani poskytnuta jakákoli finanční či jiná náhrada. Nabyvatel souhlasí s úhradou administrativního poplatku ve výši vyplývající z ceníku Poskytovatele aktuálního v době Redukce Licence. Pro případ následného Rozšíření Licence platí předchozí bod těchto Licenčních podmínek. Požadavek na Redukci Licence je třeba podat elektronicky prostřednictvím portálu http://support.triahr.com, přičemž požadavek se považuje za doručený Poskytovateli jen v případě, že jeho obdržení Poskytovatel Nabyvateli potvrdí.
1.11. Poskytovatel má právo shromažďovat a užívat technické informace týkající se provozu Tria u Nabyvatele. Tyto informace je oprávněn užít výlučně ke zlepšení Produktu nebo k poskytnutí služeb objednaných Nabyvatelem u Poskytovatele a nebude je zveřejňovat způsobem, který by mohl vést k identifikaci Nabyvatele třetími osobami.
1.12. Nabyvatel bere na vědomí, že Produkt může obsahovat technické prostředky DRM (Digital Rights Management), které zabraňují jeho nezákonnému užití nebo jeho použití v rozporu se Smlouvou.
1.13. Data vložená do Tria nejsou ve vlastnictví Poskytovatele.
1.14. Odměna za poskytnutí Licence se hradí průběžně ve formě pravidelných měsíčních úhrad (dále jen „Pronájem“). Provoz Tria zajišťuje Poskytovatel pouze na infrastruktuře v Cloudu.
II. Jednorázová úhrada odměny
2.1. V případě jednorázové úhrady Odměny je po dobu jednoho měsíce od poskytnutí Licence Měsíční licenční podpora poskytována jako součást licenčních oprávnění, a tak i úhrada za Měsíční licenční podporu je v tomto případě součástí Odměny. Poté je Nabyvatel povinen hradit za Měsíční licenční podporu, pokud se rozhodne tuto službu dále využívat, úhradu dle aktuálního ceníku Poskytovatele.
2.2. Rozšíření konfigurace Tria v případě, že Odměna byla uhrazena jednorázově, je možné pouze tehdy, pokud je Nabyvatel v okamžiku objednání Rozšíření konfigurace uživatelem Měsíční licenční podpory.
III. Pronájem
3.1. Služba Měsíční licenční podpora je v případě Pronájmu poskytována jako součást licenčních oprávnění, a tak i úhrada za Měsíční licenční podporu je v tomto případě součástí Odměny. V případě Pronájmu není možné Produkt užívat bez současného využití služby Měsíční licenční podpora.
3.2. Redukce Licence či Rozšíření konfigurace jsou možné vždy od následujícího fakturačního období, kterým je v případě Pronájmu kalendářní měsíc.
3.3. Pokud není uhrazena Odměna za Pronájem, není Nabyvatel oprávněn Tria užívat.
3.4. Pokud dojde v případě Pronájmu k ukončení Smluvního vztahu, není Nabyvatel nadále oprávněn užívat Tria k žádnému účelu.
IV. Provoz Tria v Cloudu
4.1. Nabyvatel má nárok na provoz Tria v Cloudu pouze v období, kdy je oprávněn užívat službu Měsíční licenční podpora, a to za podmínek vyplývajících z aktuálního ceníku.
4.2. Nabyvatel je povinen uchovávat v tajnosti své přístupové údaje k Tria a chránit je před zneužitím ze strany třetích osob. Je výslovně zakázáno sdílet přidělené přístupové údaje k Tria s další osobou. V případě porušení těchto povinností odpovídá Nabyvatel za škody, které budou Poskytovateli nebo třetím stranám zneužitím jeho přístupových údajů způsobeny. Nabyvatel také zodpovídá za kvalitu přístupových hesel jím zvolených a zavazuje se tato hesla nepoužívat jinak než při užívání Tria.
4.3. Za provoz, údržbu, zálohování a aktualizaci Tria je zodpovědný Poskytovatel.
4.4 Poskytovatel garantuje, že Tria bude mít standardní dostupnost (tzv. SLA 0) v pracovní dny pondělí až pátek a v pracovní době 9,00 hodin až 17,00 hodin. Za nedostupnost se v této době považuje výpadek delší než 2 minuty. Poskytovatel v této době dále garantuje reakční dobu v závislosti na kritičnosti požadavku.
Do kategorie A spadají požadavky na odstranění vady, kdy zásadním způsobem nelze dílo využívat, např. nelze se přihlásit, nelze dokument vložit anebo zobrazit, nelze spustit workflow apod.
Do kategorie B spadají požadavky na odstranění vady, kdy jsou uživatelé ve svých činnostech omezeni, ale hlavní části díla jsou bez vady, např. stav, kdy nelze zobrazit náhled dokumentu apod.
Do kategorie C spadají požadavky na odstranění drobných chyb uživatelského rozhraní, designu, překlepy, chyby umístění ovládacích prvků apod. Dále do kategorie C spadají požadavky Nabyvatele na rozvoj díla, požadavky na vylepšení nebo změnu funkcionality apod.
* NBD – Next Business Day
Odezvou se má na mysli doba, do které Poskytovatel potvrdí přijetí požadavku doručeného schváleným kanálem, elektronicky prostřednictvím portálu http://support.triahr.com
Odstraněním závady se má na mysli uvedení díla do stavu před výskytem vady. Lhůty pro odstranění se začínají počítat okamžikem odezvy Poskytovatele na požadavek.
Výjimku z povinnosti zajistit dostupnost Tria tvoří skutečnosti, které nejsou Poskytovatelem ovlivnitelné a nelze jim předcházet (například zásah vyšší moci, povodně, havárie, výpadky veřejných telekomunikačních sítí, odpojení serveru ze strany třetích osob apod.), nebo úkony nezbytné pro zajištění chodu služeb Poskytovatele (například údržba hardware, aktualizace software apod.), přičemž tyto činnosti Poskytovatel bude primárně provádět v době od 22:00 do 8:00 hod.
V. Odpovědnost za vady
5.1. Odpovědnost za vady Tria se řeší v souladu s obecně závaznými právními předpisy. Nabyvatel bere na vědomí a potvrzuje, že Poskytovatel neodpovídá za vady Tria, ani za ztráty dat Nabyvatele či jiné škody přímo či nepřímo způsobené nesprávným výběrem Produktu, nesprávným využitím výsledků získaných pomocí Tria, porušením povinností Nabyvatele z Licenčních podmínek, vadou či selháním technického vybavení Nabyvatele.
5.2. Nabyvatel výslovně souhlasí s tím, že v případě škody vzniklé z vad Tria při jeho provozování odpovídá Poskytovatel pouze v případě zavinění takové škody; v takovém případě nahradí škodu uvedením do předešlého stavu zcela či zčásti (opravou Tria), je-li to možné a hospodárné. Pokud tak již učinil v rámci odpovědnosti za vady, Nabyvatel již nemá právo domáhat se téhož z titulu náhrady škody. Odpovědnost Poskytovatele za škodu vzniklou z porušení povinností Poskytovatele ze Smlouvy a/ nebo z vad Tria při jeho provozování stanoví smluvní strany s ohledem na charakter plnění poskytovaného Poskytovatelem a veškeré smluvním stranám dostupné informace v době uzavření Smlouvy do výše Nabyvatelem zaplacené Odměny bez DPH v případě jednorázové Odměny za poskytnutí Licence, v případě Pronájmu pak do výše odpovídající trojnásobku měsíční Odměny bez DPH.
VI. Uživatelské doplňky
6.1. Pro případ, že si Nabyvatel objedná u Poskytovatele vytvoření Uživatelského doplňku, který bude podléhat ochraně autorského zákona, platí následující: (a) Majetková autorská práva k tomuto Uživatelskému doplňku vykonává svým jménem a na svůj účet Poskytovatel, Nabyvatel je oprávněn k užití Uživatelského doplňku na základě těchto Licenčních podmínek; (b) Poskytovatel je oprávněn právo výkonu majetkových práv k Uživatelskému doplňku postoupit třetí osobě; (c) Poskytovatel je oprávněn poskytovat třetím osobám licence ke všem způsobům užití Uživatelského doplňku; (d) Zánikem Poskytovatele přechází právo vykonávat majetková autorská práva k Uživatelskému doplňku na právního nástupce Poskytovatele; (e) Poskytovatel je oprávněn Uživatelský doplněk užít v neomezeném rozsahu všemi známými způsoby užití, zejména jej zveřejnit, upravovat, zpracovávat včetně překladu, spojit s jiným dílem, zařadit do díla souborného, a uvádět na veřejnost v původní či změněné podobě ve smyslu výše uvedeném pod svým jménem; (f) V případě, že Poskytovatel Uživatelský doplněk z jakéhokoliv důvodu nedokončí, není jej Nabyvatel oprávněn dokončit bez předchozího písemného souhlasu Poskytovatele; (g) Poskytovatel má právo dokončit nehotový Uživatelský doplněk i pro případ, že vztah mezi ním a Nabyvatelem upravený Licenčními podmínkami skončí dříve, než ho Poskytovatel dokončí a i v tomto případě je Poskytovatel oprávněn vykonávat k Uživatelskému doplňku majetková práva podle autorského zákona. Pokud Nabyvatel objedná u Poskytovatele vytvoření Uživatelského doplňku nepodléhajícího ochraně podle autorského zákona, je Poskytovatel oprávněn tento Uživatelský doplněk poskytnout k užívání i jiným osobám než Nabyvateli. Odpovědnost za vady Tria vzniklé v důsledku použití Uživatelských doplňků nese Poskytovatel jen v případě, že se jedná o Uživatelské doplňky, které sám Nabyvateli poskytl, přičemž následně nebyly bez souhlasu Poskytovatele nijak modifikovány, a že tyto vady vznikly i přesto, že byly použity v souladu se svým určením a s verzí Produktu, ke které byly určeny. Náklady na přizpůsobení Uživatelských doplňků novým verzím Produktu nese Nabyvatel.
VII. Technická podpora
7.1. Měsíční licenční podpora. Poskytovatel se zavazuje poté, co Nabyvatel nabude Licenci, umožnit Nabyvateli využívat k Tria dále specifikované služby souhrnně označované jako „Měsíční licenční podpora“. Pokud není Měsíční licenční podpora poskytována jako součást licenčních oprávnění, jsou tyto služby poskytovány za cenu dle ceníku Poskytovatele. Měsíční licenční podpora zahrnuje tyto služby:
a) Poskytování nových verzí. Je zajištěno průběžné uvádění Produktu do souladu s platnými obecně závaznými právními předpisy a / nebo jeho funkční vylepšování.
b) Řešení nestandardních situací při provozu Tria. V rámci této služby jsou řešeny potíže s přihlášením do Tria, zapomenuté heslo atp. Tyto nestandardní situace jsou řešeny výhradně v provozní době Poskytovatele, tj. v pracovní dny v době od 9.00 do 17.00 hodin.
7.2. V případě nezaplacení Odměny (v případě Pronájmu) či sjednané ceny za poskytování služeb, pokud je k tomu Nabyvatel povinen, je při porušení této povinnosti Poskytovatel oprávněn poskytování Měsíční licenční podpory pozastavit, a to až do doby zaplacení. Pozastavením poskytování Měsíční licenční podpory však nezaniká právo Poskytovatele na úhradu za Měsíční licenční podporu za dobu, kdy z tohoto důvodu nebyla Měsíční licenční podpora poskytována.
7.3. Servisní služby. Servisní služby k Tria lze po domluvě Poskytovatele a Nabyvatele poskytovat i prostřednictvím sítě Internet (dále jen „Vzdálená správa“), pokud Nabyvatel poskytne Poskytovateli potřebné přístupové kódy a hesla (trvalé nebo dočasné, dle svého uvážení) a je-li k dispozici dostatečně kvalitní datové spojení. Pokud se daný problém nepodaří vyřešit v rámci Vzdálené správy v čase k jeho vyřešení dle posouzení Poskytovatele přiměřeném nebo pokud se v čase dle Posouzení Poskytovatele přiměřeném nepodaří navázat datové spojení, je Poskytovatel oprávněn servisní zásah ukončit a navrhnout Nabyvateli jiný způsob řešení vzniklé situace (např. návštěvou svého konzultanta v provozovně Poskytovatele).
7.4. Pokud Nabyvatel objedná u Poskytovatele poskytnutí i jiných služeb k Tria, než které jsou uvedené v těchto Licenčních podmínkách, bude účtovat Poskytovatel Nabyvateli za jejich poskytnutí cenu uvedenou v ceníku Poskytovatele aktuálním v době poskytnutí těchto služeb.
VIII. Ochrana důvěrných informací, zpracování osobních údajů a dat
8.1. Poskytovatel i Nabyvatel jsou povinni zachovávat mlčenlivost o důvěrných informacích druhé strany a neposkytnout je třetí osobě. Důvěrnými informacemi jsou bez ohledu na formu jejich zachycení veškeré informace Poskytovatelem či Nabyvatelem písemně označené jako důvěrné.
8.2. Poskytovatel garantuje, že informace obsažené v datech vložených do Tria nezneužije, ani neposkytne třetí straně. Poskytovatel není oprávněn zasahovat do dat vytvořených Nabyvatelem.
8.3. Ustanovení předchozích odstavců se nevztahují na případy, kdy má Poskytovatel informační povinnost stanovenou zákonem, resp. kdy si informace vyžádají státní orgány oprávněné k tomu zákonem.
8.4. Vzhledem k tomu, že v souvislosti s činností Poskytovatele dle Smlouvy může Poskytovatel získat přístup k souvisejícím osobním údajům, jejichž je Nabyvatel správcem (dále jen „Osobní údaje Správce“), přičemž dne 25.5.2018 nabylo účinnosti NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „Nařízení“), platí pro úpravu vztahů plynoucích ze Smlouvy následující:
8.4.1. Poskytovatel jako zpracovatel osobních údajů Nabyvatele (dále také jen „Zpracovatel“) bude zpracovávat Osobní údaje Správce na základě pověření Nabyvatele jako správce osobních údajů (dále také jen „Správce“) podle čl. 28 Nařízení, k nimž má Zpracovatel přístup v souvislosti s poskytováním plnění na základě Smlouvy, přičemž je oprávněn zpracovávat Osobní údaje Správce pouze pro účely vymezené v odst. 8.4.2. Licenčních podmínek. Jakékoli zpracování Osobních údajů Správce nad tento rámec Zpracovatel neprovádí z pověření Správce; Správce za takové zpracování neodpovídá.
8.4.2. Zpracovatel je oprávněn zpracovávat Osobní údaje Správce v souvislosti s provozováním Produktu v cloudu a poskytováním s tím souvisejících služeb, kdy Zpracovatel zpracovává osobní údaje zadané Správcem do Produktu. Účelem zpracování Osobních údajů Správce je zajistit zpracování dat při plnění Smlouvy, poskytnutí Produktu nebo poskytnutí služby Zpracovatele na základě Smlouvy.
8.4.3. Zpracovatel je povinen zpracovávat Osobní údaje Správce výhradně na základě pokynů Správce. Pokud bude Zpracovatel zpracovávat Osobní údaje Správce nad rámec pokynů Správce, bude jeho aktivita kvalifikována jako určení účelu či prostředků zpracování a jeho postavení jako postavení správce osobních údajů.
8.4.4. Zpracovatel je povinen neprodleně informovat Správce o tom, že podle jeho názoru určitý pokyn Správce porušuje Nařízení nebo jiné předpisy EU nebo členského státu, které se týkají ochrany osobních údajů. V takovém případě je Zpracovatel oprávněn tyto pokyny neprovádět do té doby, než Správce písemně potvrdí, že na provedení těchto nevhodných pokynů trvá.
8.4.5. Správce i Zpracovatel prohlašují, že si jsou vědomi své zákonné povinnosti přijmout taková opatření, která jsou nutná k zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti Osobních údajů Správce při jejich zpracování Zpracovatelem a odpovídají riziku narušení jejich bezpečnosti. Zejména jsou povinni přijmout opatření proti neoprávněnému přístupu k Osobním údajům Správce, k jejich změně, zničení či ztrátě, odcizení, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití, a že tato povinnost trvá i po ukončení jejich zpracování. Dále prohlašují, že si jsou vědomi zákonné povinnosti prokazovat přijatá a provedená technická a organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů formou dokumentace a záznamů v souladu s právními předpisy.
8.4.6. Zpracovatel se zavazuje být Správci nápomocen při zajišťování souladu s povinnostmi podle čl. 32 až 36 Nařízení, a to při zohlednění povahy zpracování a informací, jež má Zpracovatel k dispozici.
8.4.7. Zpracovatel se zavazuje neprodleně písemně informovat Správce o jakémkoli kontaktování subjektem údajů, které lze materiálně považovat za žádost subjektu údajů, resp. za uplatnění jeho práv (zejm. o potvrzení a informace podle čl. 15 Nařízení, o opravu podle čl. 16 Nařízení, o výmaz osobních údajů, resp. uplatnění „práva být zapomenut“ podle čl. 17 Nařízení, o omezení zpracování osobních údajů podle čl. 18 Nařízení, o přenesení údajů podle čl. 20 Nařízení nebo o námitce subjektu údajů podle čl. 21 Nařízení, o žádosti podle čl. 22 Nařízení) a postupovat podle následných písemných pokynů Správce.
8.4.8. Zpracovatel se zavazuje neprodleně písemně informovat Správce o jakémkoli kontaktování Úřadem pro ochranu osobních údajů s tím, že o nahlášení nebo zahájení kontroly je Zpracovatel povinen Správce informovat neprodleně i telefonicky; od kontrolujících zajistit protokoly, zprávy, opatření a další písemnosti týkající se kontroly a tyto poskytnout Správci, stejně jako pro tyto účely Správci i vystavit plnou moc k nahlížení do spisů Úřadu pro ochranu osobních údajů.
8.4.9. Zpracovatel je povinen poskytovat Správci součinnost při plnění povinnosti Správce reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů (např. právo subjektu údajů na přístup k osobním údajům, na jejich přenositelnost či výmaz), při zavádění a udržování vhodných technických a organizačních opatření k zabezpečení osobních údajů, při ohlašování porušení tohoto zabezpečení, a dále při posuzování vlivu zpracování na ochranu Osobních údajů Správce a při předchozích konzultacích s dozorovým úřadem.
8.4.10. Zpracovatel je povinen poskytnout Správci informace potřebné k doložení toho, že jím prováděné zpracování splňuje požadavky Nařízení, tedy zejména doložit zavedení vhodných technických a organizačních opatření. Technická a organizační opatření musí být nastavena tak, aby plnění veškerých povinností Zpracovatele vyplývajících z Nařízení, souvisejících právních předpisů a norem bylo Zpracovatelem zajištěno. Technická a organizační opatření by měla zajistit alespoň integritu osobních údajů, důvěrnost, transparentnost, izolovanost zpracování Osobních údajů Správce od dat jiných správců a odpovědnost.
8.4.11. Zpracovatel a Správce se zavazují neprodleně se vzájemně informovat o všech skutečnostech, které by mohly bránit řádné a včasné realizaci Smlouvy a poskytovat si vzájemnou součinnost při plnění povinností vyplývajících pro Správce nebo Zpracovatele z Nařízení.
8.4.12. Zpracovatel je povinen umožnit provádění inspekcí a auditů ze strany Správce týkajících se nakládání Zpracovatele s Osobními údaji Správce, případně auditora pověřeného v této věci Správcem, a k těmto auditům poskytovat součinnost.
8.4.13. Zpracovatel je oprávněn zpracovávat Osobní údaje Správce jen po dobu trvání vztahu založeného Smlouvou. Zpracovatel se zavazuje, že při ukončení Smlouvy, nebo na žádost Správce i kdykoli dříve, ukončí zpracování Osobních údajů Správce. V takovém případě vrátí Správci veškeré záznamy obsahující Osobní údaje Správce, ať už v listinné nebo elektronické podobě, a zničí všechny existující kopie těchto záznamů, nebo po dohodě se Správcem zajistí Zpracovatel zničení těchto záznamů a vydá Správci o jejich zničení písemné potvrzení.
8.4.14. Zpracovatel se zavazuje, že i po ukončení účinnosti Smlouvy bude zachovávat mlčenlivost o Osobních údajích Správce, k nimž v souvislosti s plněním Smlouvy získal přístup, a nadále bude dodržovat bezpečnostní opatření k ochraně těchto Osobních údajů Správce, přičemž se zároveň zavazuje zachovávat mlčenlivost o těchto bezpečnostních opatřeních.
8.4.15. Zpracovatel prohlašuje, že zpracovává data při plnění Smlouvy, poskytnutí Produktu nebo poskytnutí služby vymezené ve Smlouvě pro Správce v prostorách svého sídla nebo poboček nebo v cloudovém úložišti umístěného v rámci EU, přičemž toto zpracování zajišťuje primárně prostřednictvím svých zaměstnanců. Zpracovatel prohlašuje, že ochrana Osobních údajů Správce je v jeho prostorách zajištěna takto: (I) politikou a/nebo směrnicemi o zabezpečení informací; (II) zabezpečením objektu a místností zámky, centrálním pultem ochrany (III) zabezpečením manuálního zpracování určením osob, které mají přístup k dokumentům pro manuální zpracování osobních údajů; zajištěním, aby fyzické osoby oprávněné k používání dokumentů pro manuální zpracování osobních údajů měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění a přístupových práv do prostor a složek dostupných výlučně pro tyto osoby; pořizováním záznamů, které umožňují určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány; zabránění neoprávněnému přístupu do prostor a složek obsahujících osobní údaje; opatřením umožňující určit, komu byly osobní údaje předány; (IV) zabezpečením automatizovaného zpracování určení osob, které mají přístup k systémům pro automatizovaná zpracování osobních údajů; zajištěním, aby fyzické osoby oprávněné k používání systémů pro automatizovaná zpracování osobních údajů měly přístup pouze k osobním údajům odpovídajícím oprávnění těchto osob, a to na základě zvláštních uživatelských oprávnění a přístupových práv do informačního systému zřízených výlučně pro tyto osoby; pořizováním elektronických záznamů, které umožňují určit a ověřit, kdy, kým a z jakého důvodu byly osobní údaje zaznamenány nebo jinak zpracovány; zabráněním neoprávněnému přístupu k datovým nosičům; opatřením umožňující určit, komu byly osobní údaje předány.
8.4.16. Zpracovávat Osobní údaje Správce pro účely vymezené v odst. 10.4.2. Licenčních podmínek je Zpracovatel oprávněn při použití spolehlivých osob. Správce uděluje Zpracovateli obecné povolení zapojit do zpracování Osobních údajů Správce dalšího zpracovatele osobních údajů. Zpracovatel je povinen tyto další zpracovatele zavázat, aby při zpracování Osobních údajů Správce dodržovali stejná pravidla, jaká vyplývají z těchto Licenčních podmínek.
8.4.17. Zpracovatel prohlašuje, že jeho zaměstnanci, kteří zajišťují zpracování dat při plnění Smlouvy, poskytnutí Produktu nebo poskytnutí služby Zpracovatele pro Správce vymezené ve Smlouvě a zpracovávají tedy Osobní údaje Správce, byli poučeni o své povinnosti zachovávat mlčenlivost o těchto Osobních údajích Správce a souvisejících bezpečnostních opatřeních na ochranu těchto Osobních údajů Správce. Zpracovatel prohlašuje, že tito zaměstnanci byli poučeni i o tom, že povinnost zachovávat mlčenlivost trvá i po skončení zaměstnání i plnění Smlouvy. Zpracovatel rovněž prohlašuje, že ve stejném rozsahu poučí do budoucna všechny své ostatní zaměstnance, kteří budou pověřeni zajišťováním zpracování dat při plnění Smlouvy, poskytnutí produktu nebo poskytnutí služby Zpracovatele pro Správce vymezené ve Smlouvě, a to před tím, než jim bude umožněn přístup k Osobním údajům Správce.
8.4.18. Zpracovatel se zavazuje, že Osobní údaje Správce využije výhradně v rámci splnění vymezeného účelu zpracování. Zpracovatel se zavazuje, že Osobní údaje Správce v žádném případě nevyužije pro sebe ani někoho jiného ani je neposkytne žádné třetí osobě, včetně dalšího zpracovatele, ledaže takové zpracování vyžadují závazné právní předpisy nebo pokud k tomu od Správce dostane předchozí písemné pokyn. Zpracovatel se zavazuje, že bude zachovávat důvěrný charakter všech Osobních údajů Správce, a to v souladu s platnými právními předpisy. Zpracovatel nebude reprodukovat, rozšiřovat, resp. zpřístupňovat třetím osobám, ať už vcelku nebo po částech, žádné Osobní údaje Správce, pokud k tomu od Správce nedostane předchozí písemný souhlas.
IX. Závěrečná ustanovení
9.1. Poskytovatel je oprávněn k plnění svých povinností využít subdodavatele.
9.2. Nabyvatel je oprávněn smluvní vztah upravený těmito Licenčními podmínkami (dále „Smluvní vztah“) vypovědět. Výpovědní doba v trvání tří měsíců a začíná běžet následující den po dni, v němž byla písemná výpověď doručena Poskytovateli a končí v případě Pronájmu poslední den měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena Poskytovateli.
9.3. V případě ukončení Smluvního vztahu je Poskytovatel oprávněn po uplynutí výpovědní doby znepřístupnit instalaci Tria pro Nabyvatele. Poskytovatel nadále není povinen uchovávat zálohy dat Nabyvatele. V případě Zvýhodněného užití nebo užití Produktu bez úhrady po uplynutí jednoho měsíce od posledního přístupu Nabyvatele do Tria Poskytovatel odstraní z Cloudu data Nabyvatele, aniž by byl povinen vytvořit jejich zálohu. Data z Cloudu a pořízené zálohy Poskytovatel maže po uplynutí 90 dnů od ukončení Smluvního vztahu. Záznamy o činnosti Produktu (logy), v nichž mohou být i záznamy činnosti Nabyvatele v jeho účtu u Poskytovatele, smaže Poskytovatel po uplynutí jednoho roku od ukončení Smluvního vztahu.
9.4. Poskytovatel je oprávněn Smluvní vztah vypovědět písemnou výpovědí. Výpovědní doba šest měsíců a počíná běžet od prvního dne měsíce následujícího po měsíci, v němž byla výpověď doručena Nabyvateli.
9.5. Poskytovatel je oprávněn od Smluvního vztahu odstoupit písemnou formou v případě porušení Smluvního vztahu Nabyvatelem, zejména v případě prodlení Nabyvatele s jakoukoliv úhradou, ke které je Nabyvatel podle Smlouvy povinen, delší než 30 dnů, jakož i v případě, užívá-li Nabyvatel Tria v rozporu se Smluvním vztahem a / nebo zákonem; Nabyvatel nemá právo na vrácení již zaplacených úhrad, ať Odměny či Ceny, odstoupením Poskytovatele Smluvní vztah zaniká s účinky k okamžiku odstoupení.
9.6. Smluvní vztah bez dalšího zaniká, pokud se Nabyvatel dostane do prodlení s úhradou odměny nebo ceny za poskytování služeb a příslušnou dlužnou částku neuhradí ani do konce kalendářního měsíce následujícího po měsíci, v němž vzniklo prodlení.
9.7. Ukončením Smluvního vztahu nebo jeho části nejsou dotčena práva, a tak ani ustanovení týkající se smluvních pokut, úroků z prodlení, ochrany důvěrných informací, zajištění pohledávky kterékoliv ze smluvních stran, řešení sporů a ustanovení týkající se těch práv a povinností, z jejichž povahy vyplývá, že mají trvat i po (částečném) ukončení Smluvního vztahu, zejména jde o povinnost poskytnout peněžitá plnění za plnění poskytnutá před (částečným) ukončením Smluvního vztahu a Licenci. Poskytovatel není po zániku Smluvního vztahu či jeho části povinen vracet jakékoli částky Odměny či ceny za poskytování služeb nebo jiných úplat přijaté od Nabyvatele, nestanoví-li Licenční podmínky či zákon kogentně výslovně jinak.
9.8. Pro vyloučení pochybností smluvní strany výslovně potvrzují, že jsou podnikateli, uzavírají Smluvní vztah při svém podnikání, a na Smluvní vztah se tudíž neuplatní ustanovení § 1793 občanského zákoníku (neúměrné zkrácení) ani § 1796 občanského zákoníku (lichva).
9.9. V případě vzniku jakéhokoliv dluhu Nabyvatele vůči Poskytovateli týkajícího se Smluvního vztahu je Nabyvatel povinen hradit Poskytovateli úroky z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení.
9.10. Poskytovatel je oprávněn vyúčtování jakýchkoliv plnění týkajících se Smluvního vztahu (tj. příslušné daňové doklady) zasílat Nabyvateli v elektronické podobě.
9.11. Nabyvatel se zavazuje oznámit Poskytovateli bez zbytečného odkladu, jakmile se dozví, že došlo k ohrožení nebo porušení Licence a / nebo že třetí osoba uplatňuje nebo může uplatnit nárok k Produktu. Poskytovatel poskytne Nabyvateli součinnost k právní ochraně jeho Licence.
9.12. Smluvní vztah se řídí Smlouvou, jejíž nedílnou součástí jsou tyto Licenční podmínky.
9.13. Komunikace mezi Poskytovatelem a Nabyvatelem probíhá zásadně ve formě elektronické (elektronicky) doručením dokumentu či sdělení na kontaktní e-mailovou adresu strany druhé nebo prostřednictvím Webových stránek; tím je splněn požadavek písemnosti formy. Sdělení je považováno za doručené, jakmile Nabyvatel po jeho odeslání nebo zadání prostřednictvím Webových stránek obdrží potvrzující e-mail. Pokud takovýto e-mail obratem neobdrží, je povinen neprodleně kontaktovat Poskytovatele. Charakter písemného sdělení má také vyplnění a odeslání formuláře/ů na Webových stránkách. Výjimečně probíhá komunikace (zejména vyžaduje-li tak zákon) ve formě listinné, doručené na kontaktní adresu pro písemný styk strany druhé. Smlouva může být měněna a rušena pouze písemně v listinné formě, nestanoví-li tyto Licenční podmínky výslovně jinak.
9.14. Nabyvatel bere na vědomí a souhlasí s tím, že Poskytovatel je oprávněn Licenční podmínky změnit. Změny Licenčních podmínek a datum účinnosti aktuálního znění Licenčních podmínek budou Nabyvateli oznámeny elektronicky. Pokud Nabyvatel nejpozději čtrnáct (14) dnů od oznámení o změnách Licenčních podmínek výslovně písemně nevyjádří svůj nesouhlas s takovými změnami a nedoručí jej Poskytovateli, považují se změny za odsouhlasené Nabyvatelem a jsou vůči němu účinné dnem účinnosti změny. Nabyvatel má právo Smluvní vztah písemně formou doporučeného dopisu vypovědět do čtrnácti (14) dnů ode dne oznámení o změnách, Smluvní vztah v takovém případě končí dnem předcházejícím dni, v němž změny nabydou účinnosti. Změnou Licenčních podmínek nejsou dotčena práva a povinnosti smluvních stran vzniklá po dobu účinnosti předchozího znění Licenčních podmínek.
9.15. Právní vztahy mezi Poskytovatelem a Nabyvatelem neupravené Smlouvou a Licenčními podmínkami se řídí právním řádem České republiky, zejména zákonem č. 89/2012 Sb., občanským zákoníkem, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů (zákon o některých službách informační společnosti), ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon).
9.16. Neplatnost některého ustanovení Licenčních podmínek nemá za následek neplatnost celých Licenčních podmínek, pokud nejde o skutečnost, se kterou spojuje zákon takové účinky.
9.17. Tyto Licenční podmínky pozbývají účinnosti dnem nabytí účinnosti pozdějších Licenčních podmínek.
9.18. Aktuální Licenční podmínky jsou zveřejněny na Webových stránkách https://www.mojetria.cz/ a jsou v tištěné podobě k dispozici v sídle Poskytovatele.
9.19. Tyto Licenční podmínky nabývají účinnosti dne 10.12.2019